Monitorowanie budżetu firmy w tradycyjnych narzędziach może być trudne. Budżety gromadzone w arkuszach kalkulacyjnych, takich jak Excel, szybko się dezaktualizują, co utrudnia ich analizę.

Rzeczywistość szybko zaczyna odbiegać od planów: koszty rosną, przychody wpływają z opóźnieniem lub w mniejszej kwocie. Trudno jest zauważyć, które pozycje wymagają korekty i kiedy. Aktualizowanie budżetu firmy ręcznie jest nie tylko czasochłonne, ale także zwiększa ryzyko błędów.

W Budget Studio zarządzanie budżetem firmy przebiega inaczej – system automatycznie monitoruje odchylenia od planów, dostarczając w czasie rzeczywistym informacji o potencjalnie nieaktualnych terminach i płatnościach wymagających korekty.

Aby lepiej zrozumieć, jak Budget Studio pomaga w zarządzaniu cash flow i monitorowaniu budżetu, warto przyjrzeć się jego działaniu na przykładzie. Film dostępny na górze strony przedstawia przykładowy budżet firmy zajmującej się tworzeniem stron internetowych:

1. Zarówno przychody, jak i koszty zostały ujęte w kolumnie lipca bieżącego roku.
2. System automatycznie wygenerował odpowiadające im płatności. Każda z tych płatności jest przypisana do odpowiedniej daty wystawienia oraz terminu zapłaty. Możemy je analizować w widoku płatności, cash flow oraz budżetu.
3. Planowane płatności są oznaczone niebieskim kolorem, aby łatwo odróżnić je od rzeczywistych transakcji.

Dopóki terminy płatności znajdują się w przyszłości, Budget Studio zakłada, że są one zgodne z planem. Jeśli jednak miną, system oznacza je czerwoną ikoną, sygnalizując, że budżet wymaga aktualizacji. W ten sposób Budget Studio wspiera użytkownika w monitorowaniu budżetu firmy i zarządzaniu cash flow.

Dzięki bieżącemu monitorowaniu i ostrzeżeniom, Budget Studio ułatwia zarządzanie budżetem firmy. Widok cash flow pokazuje aktualną kwotę środków dostępnych w firmie oraz prognozy na przyszłość. Jeśli w tym widoku pojawią się czerwone ikony ostrzegawcze, oznacza to, że:

1. Nie wystawiliśmy planowanej faktury lub nie otrzymaliśmy zapłaty w planowanym terminie.
2. Nie otrzymaliśmy planowanej faktury kosztowej lub nie zapłaciliśmy za nią w planowanym terminie.
3. Nie zaktualizowaliśmy danych w systemie.

W przypadku pojawienia się ostrzeżeń system alarmuje, że budżet wymaga korekty, co sprawia, że aktualizowanie budżetu firmy staje się proste i intuicyjne.

Dzięki systemowi ostrzeżeń Budget Studio pomaga w aktualizowaniu budżetu firmy. Czerwone ikony natychmiast zwracają uwagę na najważniejsze działania do wykonania. Jednym kliknięciem możesz zamieniać planowane płatności na rzeczywiste oraz na bieżąco modyfikować wszystkie inne dane.

Brak czerwonych ikon w systemie oznacza, że monitorowanie budżetu firmy i zarządzanie cash flow przebiegają zgodnie z planem, a wszystkie informacje są aktualne i można na nich polegać.