W codziennym zarządzaniu budżetem kluczowe jest, aby plany finansowe przekładały się na rzeczywistość. Oczekujemy, że planowane płatności zamieniają się w realne wydatki i wpływy – wystawione faktury, podpisane umowy czy wynagrodzenia dla podwykonawców, a ostatecznie na realne pieniądze dostępne na firmowych kontach.

Budget Studio umożliwia precyzyjne zarządzanie zarówno planowanymi płatnościami, jak i tymi rzeczywistymi, w pełni integrując je z budżetami firmy.

W Budget Studio każda płatność przechodzi przez cztery etapy w cyklu życia płatności:

1. Planowana (oznaczona jako Plan)
2. Rzeczywista niewymagana (oznaczona jako W realizacji)
3. Rzeczywista po terminie (oznaczona jako W realizacji)
4. Rzeczywista opłacona (oznaczona jako Opłacona)

Każda płatność w Budget Studio rozpoczyna swój cykl życia jako plan, tworzony automatycznie w ramach indywidualnych budżetów projektowych. Gdy płatność zostaje zmaterializowana, np. przez wystawienie faktury lub podpisanie umowy z podwykonawcą, przekształca się w płatność rzeczywistą. W zależności od daty płatności i faktu, czy jest zapłacona, przyjmuje status „W realizacji” lub „Opłacona”. Ułatwia to zarządzanie finansami, windykację i monitorowanie przepływów pieniężnych.

Budget Studio automatycznie tworzy plany płatności, ale rzeczywiste płatności powstają poza systemem. Faktury przychodowe wystawiamy w narzędziach takich jak Fakturownia czy inFakt, a koszty przychodzą do nas różnymi drogami – na przykład e-mailem czy w formie papierowych dokumentów. Z kolei informacje o umowach z pracownikami czy podwykonawcami przechowuje zazwyczaj księgowość.

Zatem informację o rzeczywistych płatnościach musimy wprowadzić do Budget Studio. System oferuje na to kilka sposobów.

W Budget Studio można bezpośrednio przekształcić planowaną płatność w płatność rzeczywistą. Po kliknięciu odpowiedniego przycisku w edytorze płatności system poprosi o wpisanie numeru faktury lub rachunku – potwierdzenie, że dana płatność faktycznie pojawiła się w firmie. Płatność rzeczywista automatycznie pozostanie przypisana do komórki budżetu, w której wcześniej znajdował się plan tej płatności.

Aby dokonać takiej operacji, planowana data wystawienia faktury (czy innej płatności) musi znajdować się w przeszłości – nie możemy zamienić planu na płatność rzeczywistą, jeśli planowana data wystawienia jeszcze nie minęła.

Można także ręcznie dodać rzeczywistą płatność do systemu i przypisać ją do odpowiedniego budżetu.

Budget Studio umożliwia rozdzielenie płatności między różne budżety, co przydaje się w sytuacjach, gdy jedna faktura obejmuje kilka projektów. Podczas przypisywania system natychmiast informuje o różnicach między planowaną a rzeczywistą kwotą, co pomaga na bieżąco monitorować odchylenia budżetowe i zarządzać różnicami.

Po połączeniu rzeczywistej płatności z budżetem odpowiadający jej plan zostaje usunięty z budżetu, zaś kwota w budżecie zostaje zastąpiona rzeczywistą – aktualizując tym samym budżet.

System pozwala na import danych z arkuszy kalkulacyjnych, co umożliwia szybkie dodanie wielu płatności jednocześnie. Takie arkusze mogą zawierać dane pobrane z systemów do wystawiania faktur czy obiegu dokumentów.

Pod tym adresem znajduje się dokładna instrukcja, w jaki sposób można to zrobić.

Tak dodane płatności trafiają do sekcji Płatności / Poza budżetami i wymagają wskazania, z jakimi budżetami mają być powiązane. Sam proces wiązania jest analogiczny jak przy ręcznym dodawaniu płatności.

Budget Studio oferuje możliwość bezpośredniej integracji z zewnętrznymi systemami, w których znajdują się informacje o fakturach i które posiadają stosowny interfejs API (np. Fakturownia, Ready_ itp.).

Integracja taka jest włączana na życzenie indywidualnych klientów i wymaga kontaktu z naszym zespołem. Bardzo chętnie pomagamy przy takich operacjach, zapewniając pełne wsparcie, aby integracja przebiegała sprawnie i bezproblemowo.

Powiązanie płatności rzeczywistych z budżetami powoduje automatyczną aktualizację budżetów, dzięki czemu wszystkie budżety, raporty, listy płatności oraz widoki przepływów pieniężnych również aktualizują się w trybie rzeczywistym.

To umożliwia skuteczne zarządzanie rentownością projektów oraz zapewnia bieżące informacje o przyszłym stanie środków na koncie bankowym firmy.

Budget Studio umożliwia zarządzanie płatnościami planowanymi i rzeczywistymi w sposób kompleksowy i zintegrowany.

Użytkownik może łatwo zamieniać plany na płatności rzeczywiste, dodawać rzeczywiste płatności i wiązać je z budżetami. System dba o spójność danych, co pozwala na efektywne zarządzanie przepływami pieniężnymi i bieżącą aktualizację budżetów.

W efekcie możemy lepiej kontrolować finanse firmy i szybciej reagować na zmiany w rzeczywistej sytuacji finansowej.